Dịch vụ
Các bước cần thiết để tổ chức sự kiện quận 3 chuyên nghiệp
Th8
Nội dung chính
Muốn tổ chức sự kiện quận 3 thành công thì sự kiện cần phải được tiến hành tổ chức theo các bước nhất định. Vậy các bước tổ chức sự kiện đó gồm những bước nào? Hãy tìm hiểu cùng Truyền Thông VNN nhé.
1. Thiết lập mục tiêu cho sự kiện
Trước khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn cần nghiên cứu và đưa ra các thông tin cơ bản nhất về sự kiện sắp tổ chức. Mọi loại hình sự kiện từ lễ khai trương, ra mắt sản phẩm mới, khởi công – động thổ… đều cần có những thông tin sau:
- Chủ đề chính của chương trình
- Mục tiêu tổ chức
- Thông điệp của sự kiện
- Đối tượng và số lượng khách mời tham dự
- Thời gian tổ chức
- Ngân sách dự kiến
- Sự khác biệt của sản phẩm/ dịch vụ đối với đối thủ
2. Lên ý tưởng chủ đề
Sự kiện thành công, ấn tượng, để lại hiệu ứng tốt hay không phụ thuộc vào chính ý tưởng.Đối với người tổ chức sự kiện, họ thỏa sức sáng tạo và thể hiện khả năng của mình nếu sự kiện có ngân sách lớn, cần có nhiều không gian ấn tượng, hấp dẫn…
3. Thiết https://truyenthongvnn.com/dich-vu-to-chuc-su-kien/kế sự kiện
Thiết kế sự kiện chính là việc cụ thể hóa ý tưởng thành những đầu việc, trong đó:
- Lựa chọn địa điểm thực hiện: nhà hàng, khách sạn, khu nghỉ dưỡng, công viên,…
- Xác định thời gian tổ chức
- Xác định chủ đề chương trình
- Xây dựng kịch bản chi tiết: nội dung chương trình, games, văn nghệ
- Thiết kế hình ảnh chương trình: phông, bạt, backdrop, standee, màn hình, presenter, đèn chiếu, video clip, logo, mũ và các dụng cụ khác
4. Lập kế hoạch tổ chức sụ kiện quân 3
Kế hoạch tổ chức sự kiện ra thành nhiều mục chi tiết nhất. Một số vấn đề cần quan tâm khi lập kế hoạch tổ chức gồm:
- Nhân lực phục vụ sự kiện: nhân viên của nhà hàng, nhân viên phụ trách sự kiện, hỗ trợ đoàn, nhân viên kỹ thuật, nhân viên tiệc
- Thiết bị sử dụng trong sự kiện: đèn, set up bàn tiệc, màn hình led, hóa trang trí, standee, backdrop, nước uống, ly cốc, máy tính, máy chiếu, rèm, cửa, loa, hộp bốc thăm.
- Phương thức vận chuyển: ô tô
- Ngân sách sự kiến
- Dự đoán và kiểm soát rủi ro: rủi ro về kĩ thuật, về số lượng khách mời vượt quá dự kiến,…
5. Thực hiện kế hoạch
Đây là lúc bạn sẽ cần liên hệ đến nhà cung cấp dịch vụ để chuẩn bị cho các hạng mục có trong sự kiện. Tùy theo loại hình cũng như quy mô của sự kiện, quá trình chuẩn bị sẽ mất ít nhất 2 tuần để thực hiện. Thông thường các hạng mục trong một sự kiện có: thuê MC, ca sỹ, PG, nhóm múa, in banner, phát tờ rơi, quà tặng… Bước này, người tổ chức cần phải có sự kiểm soát chặt chẽ để hạn chế mọi sự cố có thể xảy ra.
6. Tiến hành thực hiện tổ chức sự kiện quận 3
Trước sự kiện:
- Tập hợp nhân lực tham gia tổ chức sự kiện, phân chia công việc cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận.
- Khảo sát địa điểm.
- Liên hệ các bên liên quan. (Các nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ: âm thanh, ánh sáng, ẩm thực; nghệ sĩ biểu diễn…)
- Kiểm soát quá trình thiết kết, in ấn Bandrol, backdrop, thư mời…
- Thực hiện truyền thông cho sự kiện.
- Sắp xếp mời khách, phương tiện đi lại.
- Dàn dựng – lắp đặt.
- Chuẩn bị các phương án dự phòng xử lý các rủi ro có thể xảy ra.
- Tổng duyệt chương trình…
Trong sự kiện
Trong quá trình sự kiện diễn ra, người quản lý chính sẽ chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động thông qua hệ thống máy bộ đàm với các nhân viên hỗ trợ đảm bảo sự kiện diễn ra đúng dự tính, làm hài lòng người tham dự lẫn khách hàng/công ty.
Sau sự kiện
- Tiến hành thu dọn hiện trường, bàn giao địa điểm.
- Trao trả các thiết bị, vật dụng thuê mượn từ nhà cung cấp.
7. Kết thúc sự kiện
Sự kiện kết thúc, công việc tiếp theo là tiến hành thanh lý hợp đồng cho nhà cung cấp. Ngoài ra, bạn cũng cần rà soát lại công tác tổ chức và rút ra bài học cho những lần tổ chức tiếp theo.
Mong rằng những chia sẻ trên đây đã giúp bạn có thêm kiến thức mới về lĩnh vực tổ chức sự kiện quận 3 vô cùng hot trong thời gian gần đây. Dịch vụ Truyền Thông VNN chúc bạn sẽ có một sự kiện thành công rực rỡ ! Mọi chi tiết xin liên hệ: