Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện tại Truyền Thông VNN

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức event, sự kiện là tổ chức các hoạt động thông qua các hình thức hội thảo, hội nghị, triển lãm, tiệc,… trong các lĩnh vực văn hóa, thương mại, kinh doanh,… Từ đó, nhằm gửi gắm thông điệp mà người tổ chức sự kiện muốn công chúng và khách hàng nhận thức được.

Trong quá trình tổ chức sự kiện, các đơn vị có trách nhiệm thực hiện theo kế hoạch. Theo dõi và hoàn thành các phần của sự kiện diễn ra suôn sẻ. Bắt đầu từ việc hình thành ý tưởng ban đầu cho đến khi sự kiện kết thúc.

Tổ chức sự kiện bao gồm lĩnh vực nào ?

Tổ chức sự kiện là công việc bao hàm khá rộng các lĩnh vực trong đời sống như:

• Business events: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh
• Corporate events: Các hoạt động sự kiện của doanh nghiệp như các ngày lễ kỷ niệm, sự kiện tri ân, tiệc cuối năm,…
• Sports events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao
• Exhibition events: Các sự kiện triển lãm, trưng bày, giới thiệu sản phẩm,…
• Sales events: Các sự kiện liên quan đến buôn bán hàng hóa
• Festival events: Sự kiện liên hoan, lễ hội
• Concert events: Các sự kiện hòa nhạc, đêm nhạc hòa tấu
• Entertainment events: Các sự kiện hoạt động mang tính chất giải trí
• Movie events: Các hoạt động sự kiện phim ảnh
• Workshop event: Sự kiện hội thảo, hội nghị
• Product brand events: Các hoạt động sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm

Nhân viên tổ chức sự kiện là gì ?

Trong mỗi event, nhân viên tổ chức sự kiện luôn xuất hiện và đóng vai trò vô cùng quan trọng. Họ được coi như một nghệ sĩ dùng sự sáng tạo, tỉ mỉ và cẩn thận của bản thân để tạo nên sự kiện hoàn hảo. Họ sắp xếp và chạy chương trình theo kế hoạch để tránh gây ảnh hưởng trực tiếp đến sự kiện.

Yêu cầu đối với một nhân viên tổ chức sự kiện thì sự sáng tạo là ưu tiên hàng đầu. Ngoài ra, kiến thức chuyên môn, tính tổ chức, làm việc nhóm,… nhằm đảm bảo tính đồng bộ cho sự kiện. Ngoài ra, nhân viên tổ chức luôn phải chịu nhiều áp lực nên cần một tâm lý vững và thái độ chuẩn mực trong công việc.

Vai trò của tổ chức sự kiện

Là công cụ duy trì mối quan hệ, tạo niềm tin và uy tín đến khách hàng.

Nhằm đánh bóng sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu của doanh nghiệp.

Tăng doanh số, lợi nhuận, thông tin khách hàng.

Một số lợi ích của tổ chức sự kiện

Xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu.

Cải thiện hoặc thay đổi cái nhìn của công chúng về sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu.

Tận dụng hiệu ứng truyền thông để truyền đạt đến khách hàng mục tiêu.

Mục đích của tổ chức sự kiện:

Mục đích của sự kiện chính là những kết quả mà nhà đầu tư và nhà tổ chức sự kiện định ra nhằm phấn đấu đạt được trong quá trình thực hiện sự kiện đó. Thông thường một sự kiện thường hướng đến 3 mục đích chính sau:

– Nhằm hỗ trợ cho các chiến dịch truyền thông xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của nhà đầu tư.

– Giúp cải thiện hoặc làm thay đổi nhận thức của công chúng đối với thương hiệu hay nhãn hiệu của nhà đầu tư.

– Phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông nhằm chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu.

Ngoài ra, tổ chức sự kiện còn nhằm các mục tiêu khác như hỗ trợ bán hàng, triển khai các chính sách kênh phân phối và quảng cáo trực tiếp sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của chủ đầu tư.

Tại sao nên lựa chọn các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp ?

Có rất nhiều những doanh nghiệp, cá nhân muốn tự mình tổ chức sự kiện với suy nghĩ sẽ tiết kiệm được chi phí tổ chức. Tuy vậy, suy nghĩ này không phải lúc nào cũng chính xác. Có rất nhiều lí do cho thấy bạn nên tìm đến những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp :

Sự chuyên nghiệp và chất lượng

Các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ giúp bạn từ việc xây dựng ý tưởng, lên kế hoạch cho sự kiện cũng như điều hành sự kiện,… Vì đó là nghiệp vụ của họ, họ có chuyên môn cũng như kinh nghiệm dày dặn trong ngành.

Quy trình tổ chức sự kiện luôn được lên sẵn và giao lại cho các bộ phận chạy chương trình, nhân viên sự kiện chuyên nghiệp. Từ đó, đảm bảo sự kiện luôn được diễn ra theo đúng kế hoạch.

Giảm áp lực cho đơn vị tổ chức

Điều này thực sự rất ý nghĩa đối với các đơn vị tổ chức. Vì với các công ty, doanh nghiệp thì công việc của họ luôn rất bận rộn và áp lực. Việc bỏ ra nhiều thời gian để chuẩn bị cho sự kiện là điều rất mệt mỏi.

Tiết kiệm sức lực và công việc hơn khi giao lại cho các công ty sự kiện. Bạn chỉ cần đưa ra yêu cầu và ý tưởng cần thiết cho sự kiện. Những việc còn lại sẽ được công ty sự kiện thực hiện.

Tiết kiệm chi phí

Sự thật là hợp tác với các công ty sự kiện có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí hơn tự mình tổ chức. Bởi các công ty tổ chức sự kiện luôn có những đối tác quen thuộc trong ngành, tìm được các dịch vụ chuyên nghiệp với mức giá ưu đãi như đặt phòng khách sạn, cung cấp ca sĩ, đội múa, Mc dẫn chương trình…

Họ cũng có đầy đủ kho thiết bị âm thanh, ánh sáng, nhân sự,… Việc này đồng thời cũng giúp bạn tiết kiệm thời gian tổ chức sự kiện.

Quảng bá hình ảnh

Các công ty tổ chức sự kiện còn có thể giúp bạn quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp đến với công chúng dựa trên các phương tiện truyền thông, xã hội. Vì họ có những mối quan hệ sâu rộng trong ngành truyền thông.

Giảm rủi ro và khắc phục kịp thời

Bàng kinh nghiệm và chất lượng dịch vụ, các công ty sự kiện luôn nhận định trước các rủi ro có thể gặp phải. Từ đó, đưa ra những phương pháp để mau chóng khắc phục, đảm bảo diễn ra theo đúng kế hoạch định sẵn và hoàn hảo nhất.

Với những chia sẻ trên đây của Truyền Thông Thành Phố , hy vọng bạn đã có được những thông tin hữu ích về tổ chức sự kiện và có thể đưa ra những lựa chọn sáng suốt khi quyết định công ty tổ chức sự kiện để hợp tác.

Công ty TNHH Truyền Thông VNN
Địa chỉ: 240 đường 3 Tháng 2, Phường 12, Quận 10, TP Hồ Chí Minh
Hotline: 089.6633.323
Email: truyenthongvnn247@gmail.com